Combien avez-vous gagné cette année ? C’est évidemment l’indicateur le plus important (pas seulement pour les freelances) permettant de mesurer la santé de votre business d’une année sur l’autre. Lors de la clôture de votre exercice comptable, la première chose à faire est de comparer votre chiffre à celui de l’année précédente, en d’en déduire le pourcentage d’évolution (on vous le souhaite positif, et si possible à deux chiffres !).
Pourtant, nous allons voir que sur le plan comptable, le CA représente vos entrées d’argent en brut, sans tenir compte de vos dépenses. Il n’est donc pas suffisant pour appréhender à lui seul la trajectoire de votre activité.
Notre conseil : calculez votre chiffre d'affaires sur une base mensuelle, en divisant votre résultat annuel par 12. Cela vous permettra d’avoir une idée globale - et lissée - de vos revenus mensuels, sans tenir compte des déséquilibres qui peuvent intervenir selon la période de l’année (la rentrée est généralement plus productive que les mois de juillet et août…).
En résumé, voici les points clés à surveiller pour votre CA de freelance :
Votre chiffre d’affaires peut être en hausse par rapport à l’année précédente, mais si vos charges explosent, votre bénéfice net (ce qu’il reste après toutes vos dépenses professionnelles) peut dégringoler ! Disons-le clairement, si c’est le cas, ce n’est pas bon signe. Cela signifie que vous n’avez pas suffisamment anticipé l’équilibre entre vos dépenses et vos recettes. Une remise à plat de votre budget s’impose.
En tant que freelance, vos charges sont généralement faibles et se limitent à vos frais de fonctionnement (internet, téléphone, etc.). Si vous travaillez à la maison, votre logement et votre local professionnel sont confondus, ce qui vous permet de déduire une partie de votre loyer de vos frais professionnels. Pensez aussi à passer en frais professionnels vos dépenses de transport et - dans la mesure du possible - vos frais de bouche (déjeuners et diners professionnels). Les conseils suivants s'appliquent aux freelances en société (SASU par exemple).
La règle est simple : toute dépense qui est réalisée dans l’intérêt de votre activité peut être intégrée à vos charges et peut donc être payée par votre société (ou faire l’objet d'une note de frais). Attention toutefois, des exceptions existent, notamment sur les frais vestimentaires.
Vous vous demandez (légitimement) quel est l’intérêt d'intégrer toutes ces dépenses à vos charges alors que cela a pour effet de diminuer votre bénéfice ? Dites-vous que c’est justement l’effet recherché ! Plus vous diminuez votre bénéfice, moins vous serez taxé.
Gardez en tête que si vous êtes en société, l’impôt sur les sociétés (IS) est calculé sur votre bénéfice et non sur votre chiffre d’affaires ! Sans compter que vous pouvez récupérer la TVA (sauf à être sous le régime micro-entrepreneur) sur toutes vos dépenses professionnelles.
Les indicateurs et les bonnes pratiques à suivre de près pour mesurer votre bénéfice réel et optimiser votre fiscalité :
Qu’elles soient récurrentes ou exceptionnelles, vos charges diminuent votre bénéfice… C’est dans votre intérêt, mais attention aux excès ! Un chiffre d’affaires en hausse et un bénéfice en baisse doivent vous alerter sur un problème de gestion qu’il faut résoudre au plus vite.
Si c’est le cas, il est temps de vous interroger sur vos besoins réels et les dépenses que vous devez absolument amortir sur les années suivantes. Par exemple, si vous avez acheté le nouveau MacBook Air cette année, il serait plus sage de le rentabiliser sur plusieurs années (idéalement 3 ans pour du matériel informatique). Concernant vos dépenses récurrentes, posez-vous les bonnes questions : utilisez-vous pleinement votre forfait mobile ? Et l’abonnement à votre espace de co-working, est-il adapté à votre fréquentation ?
En interrogeant chaque dépense, vous pouvez construire ce qu’on appelle un budget « en base zéro » et donc optimiser vos coûts de fonctionnement pour qu’ils reflètent vos besoins réels. C’est le contraire d’un budget « par reconduction » qui consiste (comme son nom l’indique) à reconduire d’année en année les dépenses, à l'aveugle ou presque.
En bref, voici nos conseils pour optimiser vos charges en tant que freelance :
Combien dépensez-vous en prospection et au final, combien vous coûte l’acquisition d’un nouveau client ? C’est ce que vous permet de calculer le CAC, ou « coût d’acquisition client ». La formule est simple : vous faites le total de toutes vos dépenses de prospection (inscriptions à des événements, abonnements à des plateformes freelance, publicité pour votre site, etc.) et vous divisez le résultat par le nombre de prospects que vous avez réussi à convaincre.
L’intérêt d’un tel calcul se résume ainsi : les deux courbes que vous obtenez (nombre de clients et argent dépensé pour prospecter) ne se suivent pas forcément. En d’autres termes, ce n’est pas parce que vous allez dépenser trois fois plus d’argent pour promouvoir votre site web à grands coups de campagnes AdWords, que votre nombre de clients va tripler (ce serait trop simple !).
Evidemment, le coût moyen d’acquisition d’un client pour un freelance est variable selon de nombreux facteurs : son métier, le secteur d’activité dans lequel il évolue, les tarifs pratiqués, etc. Mais une règle s’applique à tous : plus votre CAC est faible, plus votre activité est rentable. Dans le cas d’un freelance très expérimenté et reconnu, l’effet bouche-à-oreille peut même représenter un coût d’acquisition nul.
Pour être pertinent, le CAC s’évalue selon les canaux de prospection dans lesquels vous investissez. Prenons ici deux exemples de sourcing clients. Vous faites de la publicité AdWords pour un montant annuel de 500 €. Résultat quand vient l’heure du bilan : 16 clients transformés, soit un CAC de 31,25 € pour votre canal « Publicité » Parallèlement, vous avez souscrit un abonnement à une plateforme freelance : 120 € investis pour 8 clients transformés, soit un CAC de 15 € pour votre canal « Plateforme ».
Vous l’aurez compris : bien que le canal publicitaire vous rapporte deux fois plus de clients par rapport à la plateforme freelance, celle-ci vous permet de trouver des clients pour un investissement deux fois plus faible ! D’où l’intérêt de savoir d’où vient le prospect qui vous contacte. C’est un réflexe que vous devez adopter lors de vos premiers échanges : demandez systématiquement au client : « comment m’avez-vous connu ? ».
En pratique, voici quelques astuces pour faire le point sur vos coûts de prospection et leur retour sur investissement :
L'ARPU (average revenue per user) est une notion très utilisée par les éditeurs de solutions en ligne (de type SAAS) qui vous permet d'estimer ce que vous rapporte en moyenne un client. Pour calculer le revenu moyen par client en tant que freelance, la formule est la suivante : vous faites le total de toutes vos factures de ventes, et vous divisez cette somme par le nombre de vos clients.
Le résultat peut parfois refléter une situation délicate : lorsqu’une poignée de clients (ou pire, un seul) génère la plus grande partie de votre chiffre d’affaires. Si vous vous trouvez dans cette situation, vous risquez de devenir « dépendant » de vos clients, ce qui n’est jamais bon pour entretenir une relation commerciale saine… Sans parler du risque encouru si jamais - du jour au lendemain - votre client décide de changer de crèmerie !
A l’inverse, un revenu moyen plutôt faible, « étalé » sur un grand nombre de clients peut aussi signifier que vous ne parvenez pas à fidéliser vos clients et que vous enchaînez les petites missions, faiblement rémunératrices. Dans ce cas, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes : Mes tarifs sont-ils cohérents avec ceux pratiqués par mes concurrents ? Ne devrais-je pas me positionner sur des missions plus longues et tenter de fidéliser mes clients actuels ?
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