Au fil des missions, vous accumulez de nombreuses ressources numériques (photos, illustrations, textes, etc.) qui ne sont pas toujours bien organisées. Sachez qu’un logiciel dédié à l’archivage de vos contenus peut vous aider à vous y retrouver. Voici quelques conseils.

Ce qu’on appelle le Digital Asset Management (en français, la gestion des ressources numériques) est la capacité d’un outil à gérer l'alimentation, la documentation, l’organisation, le stockage et la recherche de ressources numériques. Tous les types de documents sont concernés : les images (photos numériques, illustrations, etc.), les vidéos, les enregistrements sonores (musique, voix, etc.) et autres documents multimédias ou bureautiques.

Nous avions déjà abordé l’importance d’utiliser un bon outil de facturation adapté à votre activité de freelance à travers ce test du logiciel Freelancer. Au delà de la gestion de vos documents comptables et quelle que soit votre activité, il est aussi primordial d’adopter un ensemble de bonnes pratiques pour l’archivage des documents liés à vos missions freelance.

Cahier des charges, brief du client, éléments produits (qu’il s’agisse de textes, d’images, de vidéos ou tout autre type de médias) doivent être archivés et documentés afin de vous permettre de les retrouver facilement. En d’autres termes, il s’agit de rassembler vos documents au sein d’une médiathèque, de les enrichir et de les annoter.

Plutôt adaptés aux grandes entreprises, certains outils offrent la possibilité d'utiliser un logiciel pour optimiser son digital asset management. Ce type de logiciel propose un mode collaboratif qui permet notamment de diffuser des informations à un public ciblé (journalistes, collaborateurs en interne, etc.).

Comment un logiciel de Digital Asset Management peut-il être utile au quotidien, même pour une petite structure, voire un indépendant ?

Tout d’abord, l’outil gère pour vous le stockage de vos ressources numériques. Si vous conservez vos contenus numériques sur un ordinateur, en local, inutile de vous expliquer le risque principal que vous courrez : la perte de l’ensemble de vos données.

Il faut garder en tête que vos contenus et ceux de vos clients sont un atout pour votre activité ! Il n’est pas rare de devoir ressortir de vieux dossiers (ressources graphiques par exemple) pour alimenter un nouveau projet. Si vous choisissez un outil adapté à vos besoins, vos documents numériques seront stockés, en sécurité, sur les serveurs de l’entreprise.

Autre point important pour vous aider à faire le bon choix : votre capacité à retrouver simplement une ressource archivée, c’est d’autant plus vrai lorsque vous avez beaucoup de documents à votre disposition. Grâce à un logiciel de Digital Asset Management, vous allez enfin réussir à organiser plus efficacement et à mieux retrouver vos ressources numériques.