Ces dernières années, l’essor des nouvelles technologies a véritablement permis de révolutionner le fonctionnement des entreprises et de mettre à disposition de ces dernières des outils d’accompagnement et de gestion toujours plus performants. Les services ressources humaines n’ont pas échappé à cette évolution et disposent désormais de ce que l’on appelle un logiciel SIRH pour prendre en charge de nombreuses tâches du quotidien et gagner en efficacité.
Alors qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ? Quelles fonctionnalités propose ce type d’outil ? Et surtout, quels avantages y-a-t’il à utiliser un logiciel de ressources humaines ? Explications !
Le logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) est, comme son nom l’indique, dédié à une utilisation par les services RH d’une entreprise. Au quotidien, le personnel de ce type de service va pouvoir entrer des données, mais aussi effectuer certaines tâches qui pourront parfois être automatisées grâce à ce logiciel. Il s’agit d’une plateforme unique auprès de laquelle tous les membres du service pourront se référer notamment pour avoir une base de données et d’informations uniques.
Grâce au logiciel de ressources humaines, le service de l’entreprise dispose de différentes fonctionnalités pour accompagner le travail réalisé au quotidien. De cette manière, le personnel peut se consacrer davantage aux tâches qui nécessitent des qualités humaines et qui permettront par exemple d’accompagner le développement des talents des membres de l’entreprise.
Le logiciel SIRH est donc un outil qui va permettre de seconder les membres du service ressources humaines d’une entreprise. Sans les remplacer, il leur permet de gagner du temps, de mieux s’organiser et de prendre en charge certaines tâches récurrentes. L’objectif ici est de faciliter le quotidien des membres du service RH qui pourront bénéficier de plus de temps pour d’autres missions.
L’avantage avec le logiciel SIRH, c’est qu’il dispose de nombreuses fonctionnalités différentes afin de répondre à tous les types de besoins. Ces fonctionnalités sont le plus souvent distinguées en plusieurs modules afin que chacun propose une fonction bien particulière. Les fonctionnalités proposées dans un logiciel de ressources humaines seront bien entendu variables en fonction du logiciel choisi, mais on distingue néanmoins certaines catégories qui reviennent souvent telles que :
La raison pour laquelle la grande majorité des entreprises décident d’investir dans un logiciel SIRH, c’est avant tout parce qu’il y a de nombreux avantages à opter pour ce type d’outil. En effet, les bénéfices associés à l’utilisation d’un logiciel de gestion RH sont loin d’être anecdotiques et peuvent faire toute la différence.
Avec un logiciel SIRH, il devient beaucoup plus facile d’accéder aux informations souhaitées puisque toutes les données relatives au personnel sont centralisées sur une seule et même plateforme. Qu’il s’agisse des contrats de travail, des salaires, des notes de frais, des absences ou autres, toutes ces informations deviennent facilement accessibles en quelques clics au personnel des RH. Avec cet accès à l’information, la gestion du personnel devient beaucoup plus simple.
Le temps gagné grâce à l’utilisation du logiciel SIRH est lui aussi considérable. Plus que le fait de disposer d’un outil intuitif qui permet de faciliter de nombreuses actions, c’est aussi l’automatisation des tâches qui va permettre de véritablement gagner du temps. En effet, le logiciel de gestion en ressources humaines permet d’automatiser certaines missions dédiées aux RH, leur permettant ainsi de se concentrer sur d’autres tâches au quotidien.
Avec un logiciel SIRH, le fonctionnement global du service RH peut être véritablement optimisé. Certains processus vont pouvoir être revus pour gagner en efficacité ce qui permettra une meilleure communication et coordination entre les équipes par exemple.
Plus que le service RH, c’est aussi toute l’entreprise qui va pouvoir profiter des avantages du logiciel de ressources humaines. En effet, il existe des modules consacrés à l’évolution de carrière qui sont accessibles aux salariés. Ces derniers vont pouvoir consulter leur profil, mais aussi effectuer des demandes de formation et actualiser leurs informations par la suite. De cette manière, le salarié prend conscience de ses possibilités et devient acteur de son évolution de carrière.
Dès lors qu’une entreprise comprend l’intérêt qu’elle aura à opter pour un logiciel de ressources humaines, elle pourra se lancer dans la recherche de l’outil le plus adapté à ses besoins. En effet, il existe de nombreuses possibilités sur le marché et faire son choix peut parfois être quelque peu complexe. Dès lors, comment choisir son logiciel RH ?
Dans un premier temps, le chef d’entreprise (en se référant à son service RH pour plus de pertinence) doit définir ses besoins véritables. En effet, le choix du logiciel de gestion RH souhaité répondra avant tout à un besoin concret, il est donc nécessaire de définir ce dernier de manière précise. Qu’il s’agisse de bénéficier d’une plateforme unique pour tout le service, de gagner du temps, de simplifier certains processus ou encore de mieux gérer les plannings, dresser la liste des besoins auxquels le logiciel de gestion en ressources humaines doit répondre est un premier pas.
Ensuite, il convient de comparer les offres qui répondront effectivement à son besoin en faisant état par exemple des avantages et des inconvénients de chaque proposition. On s’intéressera bien évidemment au coût du logiciel de gestion RH choisi, mais aussi à d’autres critères. Par exemple, le fait que l’outil choisi dispose d’un service support réactif et à l’écoute sera très appréciable en cas de problème. Le fait de proposer une formation dédiée à la prise en main du logiciel pour les salariés du service sera aussi un critère intéressant pour certaines entreprises. Enfin, il faudra aussi veiller à ce que le logiciel de ressources humaines choisi puisse être facilement intégré avec les autres logiciels et applications déjà utilisés.
Une fois le logiciel souhaité choisi et installé, il ne faudra pas oublier d’accompagner le personnel du service RH afin de l’aider à le prendre en main et comprendre son fonctionnement. Ce n’est qu’en s’assurant que chacun est bien en mesure d’utiliser le logiciel proposé que l’on pourra pleinement profiter de son potentiel.
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